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信息资源共享背景下高校档案管理共建与共享-党政办公室

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 信 息 资 源 共 享 背 景 下 高 校 档 案 管 理 共 建 与 共 享 党 政 办 公 室 首 页 工 作 职 责 工 作 动 态 党 纪 法 规 档 案 工 作 档 案 室 介 绍 法 规 制 度 服 务 指 南 通 知 公 告 工 作 动 态 下 载 专 区 信 息 公 开 保 密 工 作 法 律 法 规 最 新 要 求 宣 传 教 育 警 钟 常 鸣 工 作 规 范 与 流 程 常 用 下 载 学 习 园 地 最 新 动 态 校 党 委 书 记 马 宁 一 行 赴 南 京 邮 电 大 学 调 研 交 流 校 党 委 书 记 马 宁 一 行 赴 亨 通 集 团 等 企 业 访 . . . 我 校 与 吴 江 开 发 区 签 订 校 地 战 略 合 作 协 议 宿 迁 学 院 党 委 书 记 徐 德 一 行 来 校 调 研 交 流 学 校 召 开 校 园 安 全 生 产 治 本 攻 坚 三 年 行 动 . . . 学 校 召 开 “ 五 一 ” 假 期 前 后 校 园 安 全 稳 定 . . . 当 前 位 置 : 首 页 > > 正 文 信 息 资 源 共 享 背 景 下 高 校 档 案 管 理 共 建 与 共 享 时 间 ： 2 0 2 0 1 0 2 3 1 6 : 2 1         阅 读 量 ： 次 信 息 资 源 共 享 背 景 下 高 校 档 案 管 理 共 建 与 共 享 付   煜   在 实 际 工 作 中 ， 档 案 管 理 仍 存 在 着 “ 信 息 孤 岛 ” 、 资 源 重 复 浪 费 、 标 准 化 不 足 等 情 况 。 
 档 案 共 建 与 共 享 不 仅 是 档 案 管 理 工 作 的 需 要 ， 同 时 也 是 满 足 档 案 利 用 者 、 档 案 管 理 者 多 元 化 需 求 的 重 要 途 径 。 
 1 . 信 息 资 源 共 享 下 高 校 档 案 管 理 共 建 与 共 享 的 机 遇 1 . 1 信 息 资 源 共 享 为 高 校 档 案 管 理 共 建 与 共 享 提 供 丰 富 的 信 息 资 源 高 校 档 案 信 息 化 建 设 推 动 了 档 案 信 息 资 源 共 享 ， 也 给 高 校 档 案 管 理 共 建 共 享 提 供 了 丰 富 的 信 息 资 源 储 备 。 
 高 校 档 案 本 身 就 种 类 繁 多 ， 包 括 教 学 档 案 、 学 生 学 籍 档 案 、 科 研 档 案 、 财 务 档 案 等 ， 具 有 丰 富 的 利 用 价 值 。 
 档 案 信 息 资 源 共 享 ， 极 大 地 丰 富 了 高 校 档 案 馆 藏 资 源 ， 信 息 资 源 的 广 度 、 深 度 都 得 以 拓 宽 ， 在 大 批 量 数 据 资 源 的 支 撑 下 ， 档 案 利 用 与 服 务 的 开 发 就 更 加 多 样 ， 如 校 史 档 案 的 共 享 就 有 利 于 高 校 文 化 建 设 工 作 、 基 建 档 案 共 享 则 为 高 校 规 划 与 发 展 提 供 参 考 。 
 1 . 2 信 息 资 源 共 享 提 高 高 校 档 案 管 理 效 率 档 案 本 身 就 是 有 价 值 的 信 息 资 源 ， 而 档 案 管 理 部 门 的 二 次 加 工 则 能 够 进 一 步 提 升 其 价 值 。 
 如 档 案 编 研 、 著 录 等 工 作 ， 为 档 案 检 索 和 利 用 提 供 了 极 大 方 便 ， 高 校 档 案 工 作 成 果 的 共 享 ， 能 够 汇 集 地 方 、 区 域 甚 至 是 跨 区 域 的 档 案 工 作 成 果 ， 为 各 高 校 档 案 日 常 管 理 工 作 提 供 帮 助 。 
 另 一 方 面 ， 档 案 资 源 共 享 还 有 利 于 提 升 高 校 管 理 与 运 作 效 率 ， 如 上 级 主 管 部 门 的 通 知 、 通 报 、 意 见 等 文 件 ， 基 本 上 是 通 过 本 地 区 教 育 平 台 对 所 属 高 校 统 一 发 送 ， 资 料 汇 总 和 保 存 由 各 高 校 分 别 进 行 。 
 但 从 档 案 管 理 共 建 的 角 度 上 来 说 ， 分 别 保 存 造 成 工 作 重 复 和 资 源 浪 费 ， 同 时 如 果 有 的 高 校 保 存 工 作 不 完 善 ， 在 后 期 查 阅 利 用 上 就 极 为 不 便 。 
 档 案 管 理 共 建 共 享 则 能 够 很 好 地 解 决 这 个 问 题 ， 通 过 同 一 平 台 的 记 录 和 发 布 ， 减 少 重 复 工 作 的 同 时 提 高 管 理 与 运 作 的 效 率 。 
 2 . 信 息 资 源 共 享 背 景 下 高 校 档 案 共 建 与 共 享 存 在 的 问 题 2 . 1 缺 乏 整 体 合 作 意 识 高 校 档 案 管 理 的 共 建 与 共 享 对 各 主 体 间 的 协 调 提 出 了 两 方 面 要 求 ： 一 是 高 校 内 部 间 的 协 同 与 合 作 ， 即 档 案 信 息 资 源 在 内 部 要 实 时 流 通 ， 消 除 部 门 壁 垒 ； 二 是 高 校 间 、 高 校 与 其 他 档 案 管 理 部 门 等 机 构 的 协 同 合 作 ， 即 高 校 与 其 他 部 门 要 互 通 有 无 、 共 享 数 据 ， 打 破 信 息 壁 垒 。 
 但 从 当 前 我 国 高 校 档 案 共 建 与 共 享 现 状 看 ， 内 外 部 的 协 同 性 较 差 ， 缺 乏 整 体 的 合 作 意 识 ， 各 主 体 间 在 管 理 机 制 、 服 务 对 象 、 信 息 资 源 建 设 和 档 案 业 务 开 发 上 存 在 着 较 大 的 差 异 。 
 高 校 档 案 管 理 的 共 建 与 共 享 ， 需 要 一 定 数 量 的 高 校 参 与 进 来 ， 才 能 真 正 产 生 聚 集 效 应 和 系 统 优 势 ， 充 分 发 挥 信 息 资 源 共 享 的 价 值 ， 但 由 于 利 益 、 管 理 体 制 、 信 息 安 全 等 各 种 因 素 制 约 ， 很 多 高 校 参 与 档 案 共 建 共 享 的 意 愿 较 低 。 
 2 . 2 信 息 资 源 标 准 化 不 足 信 息 资 源 共 享 是 为 了 更 大 程 度 上 发 挥 档 案 的 价 值 ， 同 时 提 升 档 案 管 理 部 门 的 信 息 资 源 存 储 ， 给 其 管 理 业 务 和 服 务 方 式 的 开 发 提 供 丰 富 的 资 源 支 撑 ， 而 信 息 资 源 共 享 价 值 的 实 现 有 赖 于 高 效 率 的 数 据 处 理 和 高 质 量 的 信 息 。 
 但 与 此 同 时 ， 信 息 资 源 共 享 也 意 味 着 高 校 档 案 管 理 部 门 面 对 的 数 据 呈 几 何 级 数 增 长 ， 管 理 压 力 陡 增 。 
 当 前 ， 由 于 各 高 校 整 体 合 作 意 识 的 缺 乏 ， 各 档 案 管 理 部 门 的 档 案 收 集 、 整 理 与 归 档 缺 乏 标 准 化 ， 在 信 息 资 源 共 享 时 不 同 标 准 类 型 的 信 息 资 源 汇 集 在 一 起 ， 其 著 录 和 检 索 方 式 都 不 同 ， 大 大 降 低 了 其 他 高 校 处 理 数 据 的 效 率 。 
 另 一 方 面 ， 在 档 案 信 息 化 建 设 方 面 ， 高 校 档 案 管 理 部 门 也 面 临 着 管 理 系 统 不 同 、 信 息 资 源 共 享 联 机 端 口 不 兼 容 等 问 题 ， 对 档 案 管 理 的 共 建 与 共 享 也 带 来 了 不 利 因 素 。 
 2 . 3 信 息 安 全 面 临 多 重 风 险 安 全 是 档 案 的 生 命 线 ， 尤 其 是 高 校 档 案 管 理 面 临 着 大 量 的 学 生 档 案 、 教 学 档 案 、 科 研 档 案 ， 其 中 既 有 关 乎 师 生 个 人 隐 私 的 信 息 资 料 ， 还 包 括 很 多 高 价 值 的 科 研 资 料 、 图 书 版 权 等 。 
 信 息 资 源 共 享 背 景 下 高 校 档 案 管 理 共 建 与 共 享 面 临 的 风 险 主 要 包 括 以 下 两 个 方 面 ： 一 是 共 与 共 享 是 基 于 互 联 网 ， 大 量 珍 贵 的 档 案 信 息 资 源 通 常 也 存 放 在 第 三 方 云 端 。 
 在 互 联 网 环 境 下 ， 档 案 管 理 与 利 用 便 利 性 提 高 的 同 时 ， 也 增 加 了 被 攻 击 的 风 险 ， 档 案 被 恶 意 损 坏 、 偷 取 或 者 修 改 的 风 险 提 高 。 
 二 是 档 案 信 息 资 源 在 各 个 管 理 主 体 间 的 流 通 ， 对 全 体 的 信 息 安 全 管 理 能 力 都 提 出 了 较 高 要 求 。 
 档 案 管 理 共 建 与 共 享 有 着 显 著 的 “ 去 中 心 化 ” 特 征 ， 每 个 参 与 成 员 的 地 位 、 作 用 和 职 责 都 是 相 同 的 ， 一 旦 有 一 方 在 信 息 安 全 管 理 上 有 所 纰 漏 ， 则 会 导 致 所 有 参 与 成 员 的 信 息 安 全 事 故 。 
 2 . 4 专 业 技 术 性 人 才 短 缺 传 统 的 档 案 管 理 多 以 后 端 管 理 为 主 ， 同 时 又 由 于 其 管 理 价 值 具 有 滞 后 性 特 征 ， 因 此 在 很 长 一 段 时 间 内 不 被 重 视 ， 资 源 支 持 极 少 ， 专 业 技 术 人 才 也 较 为 缺 乏 。 
 档 案 管 理 共 建 与 共 享 是 一 项 持 续 性 强 、 系 统 化 程 度 高 的 工 程 ， 对 档 案 管 理 部 门 的 人 力 资 源 储 备 也 提 出 了 较 高 的 要 求 ， 高 校 专 业 技 术 人 才 的 短 缺 也 制 约 着 档 案 管 理 的 共 建 共 享 。 
 首 先 ， 大 多 数 高 校 档 案 部 门 都 面 临 着 人 员 配 比 不 足 的 问 题 ， 专 职 人 员 普 遍 为 4 6 人 ， 日 常 的 档 案 业 务 处 理 已 消 耗 了 其 大 部 分 精 力 ， 对 于 信 息 化 水 平 和 管 理 水 平 要 求 更 高 的 档 案 共 建 共 享 则 无 暇 顾 及 。 
 其 次 ， 高 校 档 案 管 理 共 建 与 共 享 目 的 在 于 对 信 息 资 源 的 开 发 和 利 用 ， 微 信 、 微 博 等 自 媒 体 的 运 营 对 技 术 要 求 较 低 ， 基 于 信 息 资 源 共 享 的 档 案 管 理 与 利 用 的 创 新 则 需 要 技 术 驱 动 ， 其 他 如 用 户 体 验 设 计 、 用 户 需 求 分 析 等 都 需 要 专 业 人 才 予 以 支 撑 。 
 3 .   完 善 共 建 与 共 享 对 策 3 . 1 完 善 主 体 协 同 机 制 高 校 内 部 应 首 先 打 破 部 门 壁 垒 ， 实 现 档 案 信 息 资 源 的 实 时 流 通 ， 完 成 数 据 的 整 合 工 作 ， 为 高 校 间 的 共 建 共 享 打 下 良 好 基 础 。 
 建 立 高 校 档 案 共 建 与 共 享 主 体 协 同 机 制 能 够 有 效 地 解 决 参 与 主 体 单 一 、 共 建 意 愿 低 的 问 题 ， 为 档 案 管 理 共 建 与 共 享 提 供 丰 富 的 资 源 支 撑 。 
 在 保 障 参 与 主 体 地 位 、 作 用 和 职 能 平 等 的 基 础 上 ， 确 定 档 案 共 建 与 共 享 的 组 织 者 和 协 调 者 ， 对 于 高 校 来 说 应 建 立 由 每 位 高 校 档 案 管 理 部 门 领 导 组 成 的 协 调 委 员 会 ， 共 同 制 定 共 建 共 享 的 规 章 制 度 和 管 理 办 法 ， 同 时 协 调 各 参 与 主 体 的 关 系 和 利 益 ， 对 档 案 信 息 资 源 共 享 平 台 进 行 维 护 、 更 新 和 优 化 ， 组 织 参 与 单 位 成 员 定 期 参 加 培 训 、 讲 座 等 ， 进 而 确 保 每 个 参 与 主 体 的 价 值 ， 享 受 到 共 建 与 共 享 的 利 益 。 
 另 一 方 面 ， 完 善 档 案 共 建 与 共 享 实 效 性 评 估 工 作 ， 包 括 制 度 绩 效 、 资 金 绩 效 和 人 员 绩 效 ， 通 过 外 部 的 促 进 作 用 推 动 组 织 内 部 的 机 制 创 新 ， 同 时 促 进 整 个 主 体 系 统 机 制 可 持 续 发 展 。 
 3 . 2 完 善 标 准 体 系 建 设 完 善 标 准 体 系 能 够 有 效 地 提 高 信 息 资 源 共 享 效 率 ， 也 是 档 案 管 理 共 建 与 共 享 的 核 心 条 件 。 
 在 基 本 的 元 数 据 规 范 和 著 录 标 引 规 则 方 面 ， 应 遵 循 档 案 业 界 的 国 家 标 准 和 行 业 标 准 ， 但 随 着 档 案 信 息 资 源 数 量 和 种 类 的 不 断 丰 富 ， 一 些 细 分 领 域 的 数 据 标 准 化 还 不 完 善 。 
 对 此 ， 首 先 应 由 协 调 委 员 会 牵 头 ， 对 所 有 参 与 单 位 档 案 信 息 资 源 标 准 进 行 调 研 和 整 合 ， 制 总 的 标 准 执 行 框 架 ， 做 好 兜 底 设 计 ， 并 对 执 行 情 况 监 督 和 管 理 。 
 其 次 ， 完 善 应 用 层 面 的 标 准 化 ， 一 是 对 信 息 资 源 共 享 方 面 的 信 息 收 集 、 整 理 、 交 换 等 应 用 标 准 的 统 一 化 ， 使 得 各 单 位 在 数 据 描 述 和 著 录 上 能 够 互 相 操 作 ， 大 大 提 高 信 息 处 理 效 率 。 
 二 是 对 软 件 系 统 应 用 层 面 的 统 一 化 ， 对 系 统 后 端 基 础 层 面 的 代 码 和 数 据 进 行 标 准 化 ， 便 于 后 期 档 案 管 理 、 利 用 与 服 务 的 统 一 开 发 。 
 3 . 3 完 善 信 息 安 全 防 范 体 系 信 息 资 源 共 享 背 景 下 高 校 档 案 共 建 与 共 享 信 息 安 全 防 范 体 系 的 建 设 ， 应 从 “ 人 防 ” “ 物 防 ” “ 技 防 ” 三 个 方 面 开 展 ： 一 是 提 高 各 参 与 单 位 档 案 管 理 人 员 的 信 息 安 全 意 识 、 预 防 意 识 、 责 任 意 识 以 及 危 机 处 理 意 识 ， 在 业 务 方 面 规 范 操 作 流 程 、 明 确 权 责 界 限 。 
 二 是 形 成 统 一 的 信 息 安 全 管 理 制 度 。 
 信 息 资 源 共 享 涉 及 到 大 量 档 案 资 源 流 通 ， 其 中 也 包 括 师 生 档 案 、 财 务 档 案 、 科 研 档 案 等 密 级 高 的 档 案 。 
 协 调 和 管 理 委 员 会 应 根 据 现 有 法 律 法 规 和 信 息 资 源 特 征 ， 制 定 适 合 各 单 位 执 行 与 实 施 的 信 息 安 全 管 理 制 度 ， 在 确 保 档 案 信 息 安 全 的 基 础 上 保 证 档 案 真 实 性 ， 形 成 灵 活 变 通 的 信 息 资 源 共 享 尺 度 。 
 三 是 加 强 对 新 技 术 的 探 索 。 
 信 息 资 源 共 享 和 档 案 管 理 共 建 面 临 着 复 杂 的 信 息 安 全 环 境 ， 各 参 与 共 建 的 主 体 应 积 极 探 索 安 全 度 较 高 的 技 术 。 
 对 比 档 案 共 建 与 共 享 “ 去 中 心 化 ” 的 特 征 ， 云 计 算 和 区 块 链 技 术 较 为 适 合 且 安 全 性 较 高 ， 可 作 为 考 虑 的 重 点 。 
 3 . 4 完 善 人 力 资 源 体 系 虽 然 高 校 档 案 信 息 化 工 作 起 步 较 早 ， 但 信 息 资 源 共 享 及 档 案 管 理 共 建 仍 是 档 案 工 作 领 域 的 新 方 向 。 
 为 推 动 高 校 档 案 管 理 共 建 与 共 享 持 续 发 展 ， 首 先 应 加 强 本 领 域 人 才 培 育 工 作 。 
 一 方 面 加 强 信 息 资 源 共 享 标 准 化 体 系 、 档 案 信 息 安 全 防 护 、 档 案 利 用 与 服 务 水 平 提 升 等 档 案 业 务 领 域 技 能 的 培 养 ， 另 一 方 面 还 要 提 高 其 通 识 能 力 ， 如 信 息 素 养 、 传 播 素 养 、 审 美 素 养 等 ， 以 适 应 档 案 需 求 多 元 化 背 景 下 档 案 业 务 创 新 的 需 要 。 
 其 次 ， 加 强 专 业 技 术 人 才 的 引 进 。 
 新 技 术 的 探 索 与 应 用 以 及 档 案 业 务 的 创 新 还 需 要 专 业 技 术 人 才 的 支 持 。 
 对 此 ， 高 校 档 案 管 理 部 门 一 方 面 可 以 优 化 人 力 资 源 外 包 方 式 ， 将 部 分 技 术 性 工 作 交 由 第 三 方 专 业 机 构 处 理 ， 另 一 方 面 可 以 引 进 专 业 人 才 ， 设 置 2 3 名 技 术 性 岗 位 ， 为 档 案 管 理 共 建 与 共 享 提 供 持 续 的 技 术 支 撑 。 
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